In vielen Unternehmen, egal ob groß oder klein, werden in unterschiedlichen Abteilungen Inhalte auf unterschiedliche Arten erstellt. Sehr häufig kommunizieren diese Abteilungen kaum miteinander, was in großem Umfang in duplizierten Inhalten und sehr vielen verwirrten Kunden resultiert. Wenn Sie Ihr Unternehmen hier wiedererkennen, sind Sie möglicherweise in die Content-Silo-Falle geraten. Der Weg aus dieser Falle ist lang und hart, aber nicht unmöglich.

Inhalte werden häufig in Abteilungs-Silos erstellt und neu erstellt, die Schwierigkeiten dabei haben, miteinander zu kommunizieren. Die Mitarbeiter kommunizieren nicht miteinander, weil sie einfach zu beschäftigt sind und ein Abgabetermin den nächsten jagt. Ein weiterer Grund besteht darin, dass der Verantwortungsbereich einer Person, die Inhalte übergreifend für verschiedene Abteilungen überwacht, einfach nicht in die Unternehmen oder Verwaltungsstrukturen integriert ist. Das bezeichnet Ann Rockley, eine Autorität im Bereich der Inhaltsverwaltung, als Content-Silo-Falle.

Die Kosten der Silo-Content-Erstellung

Inhaltserstellung

Teilweise werden falsche Inhalte verwendet und wiederverwendet. Eine fehlende Einheitlichkeit und Standardisierung führen schnell zu falschen Informationen und unzufriedenen Kunden. Die Kosten für duplizierte Inhalte, die von mehreren Personen in mehreren Abteilungen und auf mehreren Plattformen erstellt werden, können sich daher schnell summieren. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn Übersetzungen in mehrere Sprachen erforderlich sind.

Wenn unterschiedliche Autoren ohne eine wirkliche Zusammenarbeit oder regelmäßige Kommunikation an den gleichen Inhalten arbeiten, sind Inkonsistenzen und Fehler nahezu unvermeidlich. Dies führt nicht nur bei Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen zu Frust, sondern macht auch Inkonsistenzen zu einem erheblichen Kostenfaktor für Ihr Unternehmen. Denken Sie nur an die gestiegenen Kosten für die Kundenbetreuung oder die Schäden an Ihrem sorgfältig aufgebauten Markenbild.

Menschen und Tools

Erstellungstools

Lassen Sie sich von niemandem erzählen, dass es eine Patentlösung für die Content-Silo-Falle gibt. Eine Siloorganisation wächst in einem Unternehmen häufig wie eine schlechte Angewohnheit. Und wie wir alle wissen, wird man solche Angewohnheiten nur schlecht wieder los.

Eine Kombination aus Mensch und Technologie bildet den sichersten Weg hinaus aus der Content-Falle. Welcher dieser beiden Faktoren wichtiger ist, ist wahrscheinlich eine irrelevante Frage. Vielleicht hat Ihr Unternehmen in das fortschrittlichste und leistungsstärkste Content-Management-System investiert, aber ohne jemanden, der dieses System verwaltet und bedient, zeigt diese Investition keine Ergebnisse. Andererseits desillusioniert es auch den aufgewecktesten und ehrgeizigsten Content-Manager, wenn er nicht durch eine entsprechende Technologie unterstützt wird.

Content-Botschafter

Beginnen wir mit den Menschen. Verschiedene Abteilungen, die Inhalte für das Unternehmen erstellen, sollten miteinander interagieren. Ihr Unternehmen sollte über fest ernannte Personen verfügen, die diesen Prozess vereinfachen. Es sollte in jeder Abteilung speziell ernannte Content-Botschafter geben, die sich regelmäßig treffen. Eine weitere Option besteht darin, einen Content-Manager zu ernennen, der die Inhaltserstellung überwacht und Prozesse in verschiedenen Abteilungen prüft. Auf jeden Fall sollte jemand für die Rolle der Inhaltsverwaltung in Ihrem Unternehmen ernannt werden.

Einige größere Unternehmen ernennen auch einen Terminologen. Hierbei handelt es sich um eine Person, die den Bearbeitungs- und Übersetzungsprozess von Terminologie vereinfacht und Genauigkeit, Eignung und Einheitlichkeit der Verwendung der Begriff im Unternehmen sicherstellt.

Content-Management-Technologie

Technologie kann Ihre Content-Botschafter unterstützen. Ein gutes Content-Management-System (CMS) wird sich zum Beispiel im Endeffekt selbst auszahlen. Ein CMS kann Ihnen helfen, Inhaltsaktualisierungen zu verwalten, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu fördern und sicherzustellen, dass Ihre Inhalte an unterschiedliche Plattformen angepasst werden. Aber bevor Sie in ein CMS für Ihre Abteilung investieren, kann es sich lohnen, einen Blick über die Silowände hinaus zu werfen und die Inhaltsanforderungen der verschiedenen Abteilungen zu erörtern. Wenn Sie das nicht tun, finden Sie sich möglicherweise im Handumdrehen in einem technologischen Silo wieder.

Globale Unternehmen profitieren auch von einem Terminologie-Managementsystem. Diese Systeme unterstützen Unternehmen darin, die transkulturelle Kommunikation genauer, anpassbarer, effizienter und einfacher zu gestalten. Die heutigen Terminologie-Managementsysteme sind webbasiert, sammeln Terminologieinhalte in einer zentralen Datenbank und stellen sie allen Onlinebenutzern zur Verfügung.

Zu guter Letzt automatisiert und beschleunigt ein Translation-Management-System (TMS) globale Übersetzungsaufgaben und reduziert in großem Umfang die Kosten für die Unterstützung lokaler Sprachinhalte.

Änderungen sind schwierig, aber nicht unmöglich

Abgabetermine und die Hektik des Tages verleiten uns manchmal dazu, Probleme ad hoc zu lösen und Inhalte allein, in unserem eigenen kleinen Silo zu erstellen. Das ist absolut verständlich, weil es eine Methode ist, um Probleme sehr schnell zu lösen. Zusammenarbeit, der Austausch von Informationen und die Kommunikation auf der anderen Seite kosten Zeit, zahlen sich aber auf langfristige Sicht aus. Zum Glück gibt es Problemlösungen für das Unternehmen und Technologien, die diesen Prozess vereinfachen können.

Die Umsetzung technologischer und organisatorischer Veränderungen ist möglicherweise schwierig. Sie erfordern eine Vision des Managements und den guten Willen verschiedener Abteilungen, damit sie funktionieren. Yamagata Europe kann Ihnen helfen, den Wald vor lauter Bäumen zu sehen und Ihrem Unternehmen helfen, die richtigen Entscheidungen sowohl auf technologischer als auch auf organisatorischer Ebene zu treffen. Sprechen Sie uns also an, bevor Sie schwerwiegende Entscheidungen fällen oder Investitionen tätigen. Und wenn Ihnen das Personal oder die Ressourcen fehlen, können wir Partner in Ihrem Content-Management-Prozess sein und Sie mit den richtigen Personen und Tools unterstützen.