Im heutigen Dschungel der Dateiformate kann man sich sehr leicht verirren: Word-Dateien, txt, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, PDF, Bilddateien … Die Liste scheint endlos zu sein. Aber was ist dann das richtige Dateiformat, um es an Ihren Übersetzer zu schicken? Wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Übersetzer keine Zeit mit umständlichen Dateiumwandlungen verschwendet? Oder noch besser: Wie können Sie zusätzliche Kosten für Umwandlungen vermeiden? Hier finden Sie einige Tipps.

Fragen kostet nichts

Wenn Sie zuerst mit Ihrem Übersetzer sprechen, kostet Sie das überhaupt nichts. Der beste Rat, den wir Ihnen geben können: Stellen Sie keine Vermutungen hinsichtlich der Dateiformate an, beginnen Sie keine mühselige Umwandlung der Dateien und exportieren Sie die Daten nicht. Möglicherweise möchten Sie die Arbeitslast für Ihre Agentur reduzieren, indem Sie zum Beispiel den gesamten Text Ihrer Website in eine Tabellenkalkulationsdatei kopieren, aber damit verursachen Sie im Grund nur deutlich mehr Arbeit für Ihren Übersetzer. Bei einem vorausgehenden Gespräch mit Ihrem Übersetzer erfahren Sie zum Beispiel auch, dass ein gescanntes Dokument nicht wirklich eine digitale Textdatei ist, sondern vielmehr ein nicht übersetzbares Bild. Gut, das wissen Sie vielleicht bereits, aber da steckt noch viel mehr dahinter.

Gespräch

Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei bearbeitet werden kann

Sie möchten, dass Ihr Übersetzer einfachen Zugriff auf Ihre Dokumente hat, damit die Übersetzung problemlos ablaufen kann und Sie Ihre übersetzten Dateien so schnell wie möglich zurückbekommen. Das erreichen Sie am besten, indem Sie Ihre Dateien bearbeitbar machen. Der Zugriff auf Word- oder Textdateien ist recht problemlos und erfordert nur wenig Umwandlungsarbeiten. Andere Dateiarten machen aber möglicherweise umfangreichere Arbeiten nötig.

Die gängigste Dateiart ist heute PDF. Diese Dateiart wurde in den neunziger Jahren entwickelt und ist heute unglaublich beliebt, weil man so Dokumente sowohl mit Text als auch mit Bildern und Grafiken auf jedem Computer und unter jedem Betriebssystem weitergeben kann. Das mag heute selbstverständlich erscheinen, aber in den frühen neunziger Jahren war es das nicht.

PDFs können nicht (einfach) bearbeitet werden und das Extrahieren des Textes aus einem PDF-Dokument erfordert ggf. einige Arbeit, abhängig davon, wie die Datei erstellt wurde oder was die Ausgangsdatei war. Geben Sie also nach Möglichkeit die Ausgangsdatei und nicht die PDF-Version weiter. Wenn Sie die Ausgangsdatei nicht zur Hand haben, informieren Sie Ihren Übersetzer darüber, wie die PDF-Datei erstellt wurde. So können wir die optimale Methode finden, um den Inhalt zu extrahieren, den wir zur Übersetzung benötigen.

Bilder mit eingebettetem Text

Dokumente wie Broschüren, Faltblätter, Poster oder Verpackungen enthalten normalerweise Bilder. Auch hier ist es wichtig, dass Sie Ihrem Übersetzer die bearbeitbare Designdatei schicken, zum Beispiel in InDesign, insbesondere, wenn das übersetzte Dokument genau das gleiche Layout wie das Ausgangsdokument haben soll. Manchmal enthalten die Bilder eingebetteten Text, was bedeutet, dass der Text Teil des eigentlichen Bildes ist.  Achten Sie hier ganz besonders darauf, dass Sie die Bildausgangsdateien weitergeben (z. B. Photoshop, Illustrator, Visio). Auf diese Art kann Ihr Grafikexperte auf die verschiedenen Ebenen des Inhalts zugreifen und einfacher Bearbeitungen vornehmen.

Übersetzen von Website-Inhalten

Heutzutage gibt es zahlreiche Wahlmöglichkeiten, wenn es um Content-Managementsysteme (CMS) geht. Bei den meisten dieser Systeme können Sie ganz einfach mehrsprachige Websites aufbauen. Einige dieser Systeme bieten sogar eine integrierte Übersetzungsmanagement-Funktion, mit der Sie Inhalte erstellen und die Übersetzung innerhalb der gleichen Plattform abwickeln können.

Hier bei Yamagata Europe arbeiten wir aber lieber mit den exportierten Inhalten der Websites. Warum? Weil die Arbeit im CMS verhindert, dass wir unsere Standard-Übersetzungssoftware nutzen, die Translation Memorys, Terminologiedatenbanken und Qualitätssicherungssoftware einbindet. Wenn Sie die zu übersetzenden Inhalte also ganz einfach exportieren und die Übersetzung wieder in Ihr CMS importieren können, haben Sie den Grundstein für eine problemlose Zusammenarbeit mit uns gelegt.

Übersetzen von Softwaredateien

Yamagata Europe kann standardmäßig die gängigsten Softwareformate übersetzen, einschließlich resx, GetText PO und Java-Properties-Dateien. Auf diese Art können wir das Layout weitestgehend beibehalten und den Übersetzungsprozess vereinfachen. Es besteht also nicht die Notwendigkeit, Ihre Softwaredateien in Word oder Excel zu exportieren.

Software

Übersetzen von XML-Dateien

XML lässt sich recht einfach übersetzen, weil es ein Dateiformat ist, das die Form vom Inhalt trennt und einer gut definierten Syntax entspricht. Übersetzungsagenturen lieben XML, wobei es ratsam ist, eine Reihe bewährter Verfahren zu befolgen, wie sie vom W3C definiert wurden.  Yamagata Europe ist ein großer Fan von DITA (Darwin Information Typing Architecture), einem der heute am schnellsten wachsenden XML-Standards für die technische Dokumentation. DITA ist ein offener Standard für das Verfassen und Bereitstellen einer differenzierten modularen Dokumentation mit einem starken Fokus auf die Wiederverwendung und Verknüpfung.

Wie gesagt, fragen kostet nichts

Dateiformate sind ein hartes Pflaster. Möchten Sie unnötige Kosten und Verzögerungen vermeiden? Dann sprechen Sie zuerst mit uns, bevor Sie voreilige Entscheidungen fällen oder umfangreiche Dateiumwandlungen vornehmen. Wir können Ihnen helfen zu entscheiden, welches Format für Ihre Zwecke am besten geeignet ist. Damit verhindern Sie auch mögliche Probleme bei der Dateiumwandlung.