Nach unserer Rückkehr von der tcworld conference 2016 letzte Woche fühlten wir uns von den vielen Möglichkeiten der technischen Kommunikation und der neuen Technologien inspiriert, die die Zukunft mit sich bringt. Gleichzeitig hat uns die Messe an die vielen Herausforderungen erinnert, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, wenn es um die Strukturierung ihrer Informationen geht. Die ist für uns ein guter Ausgangspunkt, um über einen der heute am schnellsten wachsenden Standards in der Informationsstrukturierung zu sprechen: DITA. Nutzt Ihr Unternehmen DITA bereits? Und wenn nicht, warum sollte es das aber?

tcworld 2016

Die Flut an Informationen, die tagtäglich im Internet erzeugt wird, ist atemberaubend. Die Menschen konsumieren Inhalte mehr als je zuvor und Unternehmen stehen beständig vor der Herausforderung, das Inhaltemonster zu füttern. Gleichzeitig versuchen Medienunternehmen damit Schritt zu halten, indem sie die Qualität und Geschwindigkeit ihrer Breitbanddienste verbessern.

Aber was für das Internet gilt, gilt mit Sicherheit auch für Ihr Unternehmen. Denken Sie nur an die schiere Inhaltsmenge, die Ihr Unternehmen erzeugt. Webinhalte, Marketinginhalte, Handbücher, technische Dokumentationen… Alles dies stellt eine gewaltige Aufgabe für Informationsmanager und IT-Profis dar, die mit der Flut neuer Daten Schritt halten müssen. Ihre tägliche Herausforderung besteht nicht nur darin herauszufinden, wie andere die richtigen Informationen zur richtigen Zeit finden können, sondern auch, wie diese Informationen effizienter erzeugt werden können.

Die Erstellung einer technischen Dokumentation

Um Ordnung in das Chaos zu bringen, können Sie zum Beispiel Auszeichnungssprachen nutzen, damit Softwaresysteme die Informationen leichter verarbeiten können. XML ist eine solche Auszeichnungssprache, aber sie ist natürlich nicht die einzige und es gibt viele XML-Dokumentarten.

Das bringt uns zu DITA bzw. zur Darwin Information Typing Architecture, die heute wahrscheinlich einer der am schnellsten wachsenden XML-Standards für die technische Dokumentation ist. DITA ist ein offener Standard für das Verfassen und Bereitstellen einer differenzierten modularen Dokumentation mit einem starken Fokus auf die Wiederverwendung und Verknüpfung.

DITA logo

Woher kommt also das Darwin im Namen? An diesem Punkt reicht es zu wissen, dass es sich auf Darwins Gedanken bezieht, dass alle Dinge miteinander zusammenhängen, so wie Hühner mit Dinosauriern in Verbindung gebracht werden können. In der Welt der Dokumentation bezieht sich dies auf den Gedanken der Vererbung und die Tatsache, dass man viele andere Dokumente mit dem gleichen Inhalt ebenfalls anpassen muss, wenn man eine Änderung an einem Dokument vornimmt.

Wie funktioniert DITA?

Der gesamte DITA-Inhalt wird in eigenständigen Themen organisiert, die kurz genug sein müssen, um auf ein einzelnes Thema einzugehen oder eine einzelne Frage zu beantworten, aber auch lang genug, um auch alleinstehend sinnvoll zu sein und als eigenständige Einheit erstellt werden zu können. Diese Themen sind die Bausteine, die in Zuordnungen organisiert werden können, die wiederum in mehreren Medienformaten veröffentlicht werden können.

DITA

Diese Arbeitsweise bezeichnen wir als strukturiertes Schreiben. Im Gegensatz dazu ist unstrukturierter Inhalt solcher Inhalt, der in Speichern verschiedener nicht miteinander in Beziehung stehender Medienarten existiert, wie zum Beispiel Word-Dokumente, Tabellenkalkulationen, PDFs oder E-Mail.

Wann ist DITA sinnvoll?

Wenn Sie vorhaben, Ihr nächstes literarisches Meisterwerk zu verfassen, ist DITA wahrscheinlich nichts für Sie. DITA wird aber unter technischen Übersetzern und technischen Redakteuren immer beliebter.

Und das aus einem guten Grund. DITA funktioniert gut für modulare Inhalte oder Inhalte, in denen es um Prozeduren geht, wie bei technischen Handbüchern. Das ist normalerweise das Medium, in dem ein großer Teil des Inhalts erneut verwendet wird. Denken Sie nur an die vielen Ähnlichkeiten zwischen einem technischen Handbuch und einem Schulungsdokument oder zwischen einem Handbuch und einer Marketingbroschüre.

Warum sollte Ihr Unternehmen DITA nutzen?

Das Verfassen Ihrer technischen Informationen auf einer strukturierten Plattform wie DITA bietet bedeutende Vorteile. Wenn Ihr Unternehmen über umfangreiche technische Anleitungsinhalte in vielen unterschiedlichen Quellen verfügt oder wenn Sie mit mehreren Teams einheitlich arbeiten müssen, kann DITA der richtige Weg für Sie sein.

  • Der größte Vorteil der Nutzung von DITA besteht wahrscheinlich darin, dass es bei der Erstellung von Inhalten die Zeit und Kosten reduziert. DITA wurde insbesondere dafür konzipiert, die Wiederverwendung von Inhalten, die bereits erstellt wurden, einfacher zu machen. In DITA-Worten: Das Hinzufügen neuer Themen macht die vorherigen Projekte nicht inkompatibel mit den neuen. Tatsächlich ermöglicht DITA, dass untergeordnete Elemente die Umwandlung der übergeordneten Elemente erben.
  • Insbesondere in einem großen Unternehmen kann die Versionskontrolle ein wahrer Alptraum sein. Mit DITA müssen Autoren eine Änderung nur einmal vornehmen und können alle verwandten Dokumente aktualisieren lassen, wodurch veraltete Informationen eliminiert werden und eine einheitliche Versionskontrolle gewahrt bleibt.
  • DITA trennt auch Inhalte von der Präsentation, sodass sich die technischen Redakteure auf die Inhalte konzentrieren können und sich keine Gedanken über Formatierungen machen müssen. So können sie schneller arbeiten. Durch dieses Konzept können Ihrer Inhalte aber auch ganz einfach in mehreren Formaten veröffentlicht werden, ob für das Internet, für den Druck oder jedes andere Gerät.
  • Durch die Arbeit mit DITA zwischen unterschiedlichen Teams kann Ihr Unternehmen effizienter zusammenarbeiten. Denken Sie nur an die vielen Dokumente, die Ihre Teams für die technische Dokumentation und für Schulungen gemeinsam nutzen. Dann erkennen Sie, wie viel Zeit, Arbeit und Frustration vermieden werden können, wenn Sie Inhalte austauschen.

Wie machen Sie Ihre Inhalte schlauer?

Es ist kein Zufall, dass DITA der am schnellsten wachsende XML-Standard für die technische Dokumentation auf dem Markt ist. Yamagata Europe nutzt DITA und es gibt sehr gute Gründe, warum es auch Ihr Unternehmen tun sollte.

Wir würden Ihnen gern Argumente für die Nutzung von DITA in Ihrem Unternehmen liefern. Wenn Sie daran interessiert sind, mehr über DITA zu erfahren, kontaktieren Sie uns, um eine kostenlose Beratung zu erhalten.